Jak napisać list formalny po angielsku?

Stojąc w obliczu wyzwania, jakim jest napisanie listu formalnego po angielsku, musisz pamiętać o kilku ważnych zasadach. To forma, którą stosujemy w kontaktach profesjonalnych i biznesowych, więc niezwykle ważne jest zachowanie właściwego stylu, tonu i doboru słownictwa. Chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie napisać list formalny po angielsku? Koniecznie przeczytaj nasz artykuł!

Kiedy wypada napisać list formalny po angielsku?

Listy formalne są powszechnie stosowane w niezliczonych sytuacjach: w korespondencji biznesowej, kontaktach z urzędami i instytucjami, podczas składania reklamacji, ubiegania się o pracę oraz w każdym innym przypadku, kiedy zależy nam na podkreśleniu wagi sytuacji, chcemy okazać swój profesjonalizm lub nie łączą nas żadne osobiste relacje z adresatem. Jeśli masz wątpliwości, czy z daną osobą powinieneś komunikować się w stylu formalnym, czy nieformalnym, zawsze bezpieczniej jest wybrać ten pierwszy.

List formalny po angielsku - struktura

Struktura listu formalnego po angielsku jest stała i nie pozwala na zbyt dużą dowolność. Elementy, które koniecznie muszą się w nim znaleźć, to:

• dane nadawcy

Na samej górze, w prawym rogu, powinieneś zamieścić swoje dane, w następującej kolejności: pełne imię i nazwisko, pełny adres, data napisania listu. W przypadku korespondencji biznesowej, przed adresem wpisz także swoje stanowisko pracy/tytuł naukowy. Coraz popularniejsze staje się także umieszczanie na końcu tej sekcji swojego adresu mailowego i numeru telefonu.

• dane adresata

Poniżej, po lewej stronie zamieść dane adresata: pełne imię i nazwisko, nazwę firmy, w której pracuje oraz pełny adres.

• nagłówek

Zaczynamy zawsze od słówka “Dear”, po którym następuje tytuł i nazwisko odbiorcy lub jego imię, np. “Dear Mr Abbot, albo “Dear Mary”. Ta druga opcja jest dopuszczalna, kiedy piszemy do osoby, której status społeczny uważamy za równy lub niższy od naszego. Tak więc w korespondencji do przełożonego skorzystaj z dłuższej wersji, a do kolegi z pracy - z krótszej.

W przypadku, gdy kierujesz korespondencję do urzędu, firmy lub instytucji ogólnie, a nie do konkretnej osoby, rozpocznij list zwrotem “Dear Sir or Madam”.

• wstęp

W pierwszym akapicie listu powinieneś przedstawić się i podać powód, dla którego piszesz. Postaraj się pisać zwięźle, wprost i na temat. To właśnie pierwsze zdanie listu decyduje o tym, czy odbiorca będzie miał ochotę czytać dalej. O ile nie ma to większego znaczenia np. w przypadku reklamacji, to już przy aplikacji do pracy, może zadecydować o Twoim sukcesie.

• treść

To przestrzeń, w której możesz rozwinąć kwestię poruszoną we wstępie listu. Podaj więcej szczegółów, na temat problemu, którego rozwiązania oczekujesz lub tego, co masz do zaproponowania adresatowi. Postaraj się zawrzeć konkretne, rzetelne informacje, które mogą przekonać odbiorcę.

• zdanie końcowe

Upewnij się, że na końcu listu nie zapomniałeś podziękować adresatowi za czas poświęcony przez niego na przeczytanie korespondencji od Ciebie. Warto także z góry podziękować za pomoc w rozwiązaniu problemu. Dobrą praktyką jest wykazanie chęci współpracy za pomocą zdania: “Please contact me at your earliest convenience”.

• zakończenie

Uznaj je za swoją ostatnią szansę na zrobienie dobrego wrażenia na odbiorcy listu. Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy lub w bardzo poważnej kwestii, wybierz jedno z następujących wyrażeń:

• Yours sincerely
• Yours respectfully
• Yours truly
• Yours faithfully - w przypadku, gdy nie znasz imienia i nazwiska adresata.

Jeśli możesz pozwolić sobie na drobne rozluźnienie stylu, zastosuj któreś z następujących zakończeń:

• Kindest regards
• Kind regards
• Yours appreciatively

Na samym końcu umieszczamy podpis. Powinien znaleźć się po lewej stronie. Pamiętaj o zachowaniu wystarczającego odstępu pomiędzy zdaniem końcowym i zakończeniem. Po wydrukowaniu listu wykorzystaj go na złożenie własnoręcznego podpisu.

Czego unikać?

Jakich błędów trzeba się wystrzegać, pisząc list formalny po angielsku? Oto lista najczęstszych grzechów popełnianych w tej formie korespondencji:

• literówki i błędy gramatyczne
• stosowanie form skróconych, np. “I’m” zamiast “I am”
• pisanie nie na temat, robienie dygresji i podawanie zbędnych informacji
• powtarzanie tej samej informacji kilkukrotnie
• używanie niepotrzebnie skomplikowanych wyrażeń, które utrudnią zrozumienie przekazu Twojego listu
• brak wyraźnie zaznaczonych akapitów.

List formalny po angielsku - przydatne wyrażenia

Powody napisania listu

• I am writing to …
• I am writing with regard to …
• I am writing on behalf of …

Prośba o informacje

• I would be grateful if …
• I wonder if you could …
• Could you …? Could you tell me something about …?
• I would particularly like to know …
• I would be interested in having more details about …

Nawiązanie do otrzymanej wcześniej korespondencji

• As you stated in your letter, …
• Regarding …
• Concerning …
• With regard to …

Składanie skargi/reklamacji

• I am writing to complain about …
• You said … but in fact what happened …
• We were supposed to... whereas we actually...

Zakończenie/prośba o kontakt

• If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
• I look forward to hearing from you.
• Please contact me if you have any further questions.