Jak napisać e-mail po angielsku?

Internet zdominował wiele aspektów naszego życia. Dotyczy to także komunikacji drogą elektroniczną, która stała się niezwykle popularna ze względu na jej szybkość, niskie koszty oraz wygodę. Podczas gdy dla celów prywatnych często wykorzystujemy smsy i komunikatory internetowe, w kontaktach zawodowych i formalnych prym wiodą e-maile. Jeśli nie jesteś pewien, jak napisać e-mail po angielsku, zapraszamy do lektury naszego artykułu.

Z jakich części składa się email?

Każdy formalny e-mail w języku angielskim powinien składać się z pięciu elementów:

• powitanie - uprzejmy, profesjonalny e-mail musi rozpoczynać się odpowiednim powitaniem. Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy lub Twoje relacje z odbiorcą są raczej oficjalne, użyj jego nazwiska, np. Dear Ms. Black. Jeżeli nie wiesz, do kogo dokładnie trafi Twój e-mail, napisz To whom it may concern lub Dear Sir/Madam. W przypadku gdy piszesz do kolegi z pracy lub osoby, którą dobrze znasz, możesz pozwolić sobie na nieformalne Hi, np. Hi Jane.
• podziękowanie - jeśli odpowiadasz na pytanie klienta lub osoby zainteresowanej współpracą z Tobą, lub Twoją firmą, warto na początku e-maila podziękować za zainteresowanie, np. Thank you for contacting XYZ Company. Podobnie, jeżeli ktoś odpowiedział na Twoje pytanie, możesz napisać Thank you for your prompt reply lub Thanks for getting back to me. Niezależnie od okoliczności, podziękowanie swojemu rozmówcy wprowadza miłą atmosferę, jest po prostu uprzejme i bardzo mile widziane w e-mailach pisanych w języku angielskim.
• przedstawienie celu - pisząc e-mail, staraj się być zwięzły i pisać na temat. Jasno sprecyzuj cel swojej korespondencji, pisząc np. I am writing to enquire about… lub I am writing in reference to … Pamiętaj, że osoba, do której kierujesz swoje słowa, prawdopodobnie otrzymuje przynajmniej kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt e-maili dziennie i nie ma czasu na czytanie przydługawych tekstów. Używaj krótkich, czytelnych zdań, zwracaj uwagę na błędy gramatyczne, stylistyczne i literówki - to pomoże Ci w utrzymaniu pozytywnego, profesjonalnego wizerunku.
• zakończenie - to kolejna szansa na zrobienie dobrego wrażenia i wykazanie się uprzejmością. W dobrym tonie jest napisanie, np. Thank you for your patience and cooperation. lubThank you for your consideration. E-mail możesz zakończyć zaproszeniem do dalszego kontaktu:If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. I look forward to hearing from you.
• pożegnanie - ostatnim krokiem jest zastosowanie właściwego pożegnania. Wybierz jedno z następujących wyrażeń: Best regards, Kind regards, Sincerely lub Thank you. Jeśli piszesz do osoby, z którą dobrze się znacie, możesz zamiast tego napisać Best wishes lub Cheers.

Angielski w e-mailu - przydatne zwroty

Poniżej znajdziesz kilka dodatkowych, przydatnych wyrażeń, które możesz wykorzystać w swoich e-mailach pisanych w języku angielskim.

I hope you’re doing well. - odpowiednik polskiego: “Mam nadzieję, że dobrze się miewasz”.

I hope this email finds you well. - podobnie jak powyżej, lecz w wersji dużo bardziej formalnej

Thank you for your letter of May 16 … - “Dziękuję za list z dnia 16 maja…”

Thank you for contacting us. - “Dziękujemy za skontaktowanie się z nami.”

In reply to your request … - “W odpowiedzi na Państwa zapytanie…”

Thank you for your letter regarding … - “Dziękuję za Pański list dotyczący…”

With reference to our telephone conversation yesterday … - “W nawiązaniu do naszej wczorajszej rozmowy telefonicznej…”

Further to our meeting last week … - “Odnośnie naszego spotkania w zeszłym tygodniu…”

Thank you for your time. - “Dziękuję za poświęcony czas.”

I am enclosing (attaching) … - “Załączam…”

Please find enclosed (attached) … - “W załączniku przesyłam…”