Jak co dzień, logujesz się na swoją pocztę mailową i pośród dziesięciu nowych wiadomości dostajesz dwie obcojęzyczne. Jedną od kuzyna z USA, drugą z działu obsługi w sprawie złożonego zamówienia. Jak na nie odpowiesz? Na co musisz zwrócić uwagę? Krótko mówiąc, jak pisać maile po angielsku? Przeczytaj niniejszy artykuł.
Było o angielskiej korespondencji ogółem i o liście formalnym. Teraz pora na wiadomości elektroniczne. Poznaj podstawowe zasady pisania maili formalnych i nieformalnych, aby nie popełnić faux pas.
E-mail nieformalny – w luźnym stylu, ale z klasą
Jeżeli piszesz wiadomość mailową do osoby, którą znasz i z którą utrzymujesz koleżeńskie stosunki, obowiązuje styl nieformalny. Do rozmówcy zwracasz się z szacunkiem, ale w swobodny sposób. Słowa wprowadzenia oraz zakończenia są zazwyczaj krótkie i podkreślają życzliwy stosunek nadawcy do adresata.
Na powitanie możesz się zwrócić następująco:
- Dear Paul – Drogi Pawle.
- Hi [Paul] – Cześć [Pawle].
- Hello [Paul] – Cześć [Pawle].
- Paul – Pawle.
Z pierwszej opcji korzystasz szczególnie wtedy, gdy chodzi o e-mail inicjujący rozmowę i wątek jeszcze się nie rozwinął lub po prostu jesteście z adresatem po imieniu. Krótsze zwroty z imieniem lub bez sugerują dłuższą znajomość.
Jeżeli wymiana mailowa na ten sam temat się wydłuża, wystarczy zacząć np. od zwykłego Hi czy Hello, ale miej na uwadze stopień zażyłości z odbiorcą. Pamiętaj też, by nie stawiać przecinka pomiędzy Dear, Hi czy Hello a imieniem osoby.
We wstępie wyjaśniasz zazwyczaj, dlaczego piszesz wiadomość. Ponadto możesz nawiązać do poprzedniego maila adresata, jeśli taki był. Możesz też pozwolić sobie na pewnego rodzaju kurtuazję. Przykładowo:
- I’m writing to tell you that... – Piszę, aby powiedzieć Ci...
- I hope everything is fine with you – Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.
- I’m sorry I haven’t written to you for such a long time – Przepraszam, że tak długo nie pisałem.
- Nice to hear from you – Miło, że się odezwałeś/aś.
Ostatecznie możesz wybrać prostotę i napisać zdanie:
- Thank you for your email – Dziękuję Ci za maila.
Jednak niektórzy uznają to za frazes, dlatego warto postawić na większą pomysłowość. Poza tym okaż zainteresowanie, a zachęcisz odbiorcę wiadomości do dalszego kontaktu. Wystarczą proste zdania o nienachalnej treści:
- How’s it going? – Co słychać?
- What’s new? – Co nowego?
Przed samym zakończeniem możesz zasugerować, że spodziewasz się kolejnej wiadomości:
- Hope to hear from you soon – Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.
Nie zapominaj też o końcowym pozdrowieniu:
- Best wishes – Serdecznie pozdrawiam.
- Kindest regards – Najserdeczniejsze pozdrowienia.
- All the best – Wszystkiego dobrego.
- Lots of love – Ściskam.
- Love – Całuję.
Z powyższych wariantów możesz korzystać zamiennie, choć nie w każdej sytuacji. Do znajomego z pracy nie napiszesz na końcu Lots of love, lecz wybierzesz coś bardziej neutralnego. Ważne, by list nieformalny nie sprawiał wrażenia nadętego, ale i nie przekraczał granic dobrego smaku. Dzięki temu nikogo niechcący nie urazisz.
E-mail formalny – profesjonalnie i bez przesady
We wszystkich innych sytuacjach, kiedy w grę wchodzi kontekst zawodowy, oficjalny lub nie znasz osoby, do której piszesz, wybieraj styl formalny. Koniecznie pamiętaj, by nie stosować skrótów, jak np. don’t i nie pisać wielkimi literami. Zabronione są też wyrażenia potoczne i slangowe – druga osoba mogłaby to odebrać jako obraźliwe.
Na powitanie zwracaj się przykładowo:
- Dear Mr Bond – Szanowny Panie Bond.
- Dear Mrs Bond - Szanowna Pani Bond.
W przypadku płci żeńskiej miej też na względzie stan cywilny:
- Dear Ms Bond – do kobiety zamężnej lub niezamężnej.
- Dear Miss Bond – do kobiety niezamężnej.
Idealnie byłoby znać nazwisko adresata, ale jeśli to wyjątkowo trudne, możesz postawić na neutralną formę lub zawrzeć nazwę stanowiska osoby, do której piszesz:
- Dear Sir/Madam/Sirs – Szanowny Panie, Pani, Państwo.
- Dear Customer Service Representative – do przedstawiciela działu obsługi klienta.
Podobnie jak w mailu nieformalnym, w dalszej części przedstawiasz powód, dla którego piszesz:
- I am writing in reference to… – Piszę w nawiązaniu do…
- I am writing in response to… – Piszę w odpowiedzi na…
- I am writing to enquire about… - Piszę, aby zapytać…
Ponadto wybieraj bardziej uprzejmą formę can:
- Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać mi znać czy…
- I would really appreciate if you could… – Był(a)bym wdzięczny/a, gdyby mogli Państwo…
Może się też zdarzyć, że dodasz załącznik, o czym koniecznie wspomnij w mailu:
- Please find enclosed… – W załączeniu znajdą Państwo…
Na dobre zakończenie pamiętaj o pozdrowieniu adresata:
- Yours sincerely – jeśli zacząłeś od pozdrowienia, w którym umieściłeś nazwisko adresata.
- Yours faithfully – jeżeli zacząłeś od neutralnego pozdrowienia bez nazwiska, jak np. Dear Sir/Madam.
Co najważniejsze, zarówno w mailu formalnym, jak i nieformalnym nie zapomnij zawrzeć tematu wiadomości (subject).
Porządna edukacja? Przyjemna nauka? Postaw na ProfiLingua! Nasza szkoła językowa jest między innymi akredytowanym centrum egzaminacyjnym TELC. Dołącz już dzisiaj i wypełnij formularz!
Czy chcesz, abyśmy skontaktowali się z Tobą w celu zaproponowania Ci odpowiedniego kursu? Wypełnij poniższy formularz:
