Jak pisać maile po angielsku?

Jak co dzień, logujesz się na swoją pocztę mailową i pośród dziesięciu nowych wiadomości dostajesz dwie obcojęzyczne. Jedną od kuzyna z USA, drugą z działu obsługi w sprawie złożonego zamówienia. Jak na nie odpowiesz? Na co musisz zwrócić uwagę? Krótko mówiąc, jak pisać maile po angielsku? Przeczytaj niniejszy artykuł.

Było o angielskiej korespondencji ogółem i o liście formalnym. Teraz pora na wiadomości elektroniczne. Poznaj podstawowe zasady pisania maili formalnych i nieformalnych, aby nie popełnić faux pas.

E-mail nieformalny – w luźnym stylu, ale z klasą

Jeżeli piszesz wiadomość mailową do osoby, którą znasz i z którą utrzymujesz koleżeńskie stosunki, obowiązuje styl nieformalny. Do rozmówcy zwracasz się z szacunkiem, ale w swobodny sposób. Słowa wprowadzenia oraz zakończenia są zazwyczaj krótkie i podkreślają życzliwy stosunek nadawcy do adresata.

Na powitanie możesz się zwrócić następująco:

• Dear Paul – Drogi Pawle.
• Hi [Paul] – Cześć [Pawle].
• Hello [Paul] – Cześć [Pawle].
• Paul – Pawle.

Z pierwszej opcji korzystasz szczególnie wtedy, gdy chodzi o e-mail inicjujący rozmowę i wątek jeszcze się nie rozwinął lub po prostu jesteście z adresatem po imieniu. Krótsze zwroty z imieniem lub bez sugerują dłuższą znajomość.

Jeżeli wymiana mailowa na ten sam temat się wydłuża, wystarczy zacząć np. od zwykłegoHi czyHello, ale miej na uwadze stopień zażyłości z odbiorcą. Pamiętaj też, by nie stawiać przecinka pomiędzy Dear,Hi czyHello a imieniem osoby.

We wstępie wyjaśniasz zazwyczaj, dlaczego piszesz wiadomość. Ponadto możesz nawiązać do poprzedniego maila adresata, jeśli taki był. Możesz też pozwolić sobie na pewnego rodzaju kurtuazję. Przykładowo:

• I’m writing to tell you that... – Piszę, aby powiedzieć Ci...
• I hope everything is fine with you – Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.
• I’m sorry I haven’t written to you for such a long time – Przepraszam, że tak długo nie pisałem.
• Nice to hear from you – Miło, że się odezwałeś/aś.

Ostatecznie możesz wybrać prostotę i napisać zdanie:

• Thank you for your email – Dziękuję Ci za maila.

Jednak niektórzy uznają to za frazes, dlatego warto postawić na większą pomysłowość. Poza tym okaż zainteresowanie, a zachęcisz odbiorcę wiadomości do dalszego kontaktu. Wystarczą proste zdania o nienachalnej treści:

• How’s it going? – Co słychać?
• What’s new? – Co nowego?

Przed samym zakończeniem możesz zasugerować, że spodziewasz się kolejnej wiadomości:

• Hope to hear from you soon – Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Nie zapominaj też o końcowym pozdrowieniu:

• Best wishes – S erdecznie pozdrawiam.
• Kindest regards – Najserdeczniejsze pozdrowienia.
• All the best – Wszystkiego dobrego.
• Lots of love – Ściskam.
• Love – Całuję.

Z powyższych wariantów możesz korzystać zamiennie, choć nie w każdej sytuacji. Do znajomego z pracy nie napiszesz na końcu Lots of love, lecz wybierzesz coś bardziej neutralnego. Ważne, by list nieformalny nie sprawiał wrażenia nadętego, ale i nie przekraczał granic dobrego smaku. Dzięki temu nikogo niechcący nie urazisz.

E-mail formalny – profesjonalnie i bez przesady

We wszystkich innych sytuacjach, kiedy w grę wchodzi kontekst zawodowy, oficjalny lub nie znasz osoby, do której piszesz, wybieraj styl formalny. Koniecznie pamiętaj, by nie stosować skrótów, jak np.don’t i nie pisać wielkimi literami. Zabronione są też wyrażenia potoczne i slangowe – druga osoba mogłaby to odebrać jako obraźliwe.

Na powitanie zwracaj się przykładowo:

• Dear Mr Bond – Szanowny Panie Bond.
• Dear Mrs Bond - Szanowna Pani Bond.

W przypadku płci żeńskiej miej też na względzie stan cywilny:

• Dear Ms Bond – do kobiety zamężnej lub niezamężnej.
• Dear Miss Bond – do kobiety niezamężnej.

Idealnie byłoby znać nazwisko adresata, ale jeśli to wyjątkowo trudne, możesz postawić na neutralną formę lub zawrzeć nazwę stanowiska osoby, do której piszesz:

• Dear Sir/Madam/Sirs – Szanowny Panie, Pani, Państwo.
• Dear Customer Service Representative – do przedstawiciela działu obsługi klienta.

Podobnie jak w mailu nieformalnym, w dalszej części przedstawiasz powód, dla którego piszesz:

• I am writing in reference to… – Piszę w nawiązaniu do…
• I am writing in response to… – Piszę w odpowiedzi na…
• I am writing to enquire about… - Piszę, aby zapytać…

Ponadto wybieraj bardziej uprzejmą formę can:

• Could you please let me know if… –Czy mogliby Państwo dać mi znać czy…
• I would really appreciate if you could… – Był(a)bym wdzięczny/a, gdyby mogli Państwo…

Może się też zdarzyć, że dodasz załącznik, o czym koniecznie wspomnij w mailu:

• Please find enclosed… – W załączeniu znajdą Państwo…

Na dobre zakończenie pamiętaj o pozdrowieniu adresata:

• Yours sincerely – jeśli zacząłeś od pozdrowienia, w którym umieściłeś nazwisko adresata.
• Yours faithfully – jeżeli zacząłeś od neutralnego pozdrowienia bez nazwiska, jak np. Dear Sir/Madam.

Co najważniejsze, zarówno w mailu formalnym, jak i nieformalnym nie zapomnij zawrzeć tematu wiadomości (subject).

Porządna edukacja? Przyjemna nauka? Postaw na ProfiLingua! Nasza szkoła językowa jest między innymi akredytowanym centrum egzaminacyjnym TELC . Dołącz już dzisiaj i wypełnij formularz!